انواع ماشین‌های اداری و کاربرد هر کدام از آنها

امروزه در هر کسب و کاری ماشین‌های اداری از جمله وسایل ضروری محسوب می‌شوند. نه تنها در ادارات و شرکت‌ها، بلکه در هر مدرسه، بیمارستان، سازمان، خانه و دانشگاه وجود آنها ضرورت پیدا کرده است. انواع ماشین‌های اداری با توجه به قابلیت‌ها و کارایی که دارند به دسته‌های پلاتر، فکس، کپی و پرینتر تقسیم بندی می‌گردند. در یک محل حضور همه ماشین‌های اداری لازم نخواهد بود. اما بعضی از ماشین‌های اداری که پرکاربردتر هستند، مثل ماشین‌های پرینتر، در شرکت‌ها ضروری می‌باشد.

انواع ماشین‌های اداری

انواع گوناگون ماشین‌های اداری که در بازار جهان و ایران وجود دارند برای تهیه کپی، ارسال اطلاعات و چاپ تصاویر و… کاربرد دارند. هر یک از ماشین‌های اداری با توجه به نوع کارکرد و تکنولوژی ساخت در انواع گوناگونی وجود دارند که از جمله می‌توان به دستگاه فکس، پرینتر، دستگاه کپی و پلاتر و… اشاره نمود.

از بهترین و معروف‌ترین برندهای تولید کننده ماشین اداری می‌توان به برندهای اپسون، کنون، اچ پی، پاناسونیک، سامسونگ، شارپ، توشیبا، زیراکس و برادر اشاره نمود.

دستگاه پرینتر

مهمترین و اولین گزینه برای معرفی ماشین‌های اداری دستگاه پرینتر می‌باشد. وجود دستگاه پرینتر در ادارات، شرکت‌ها و حتی منازل ضرورت پیدا کرده است. پرینترهایی که در بازار وجود دارند انواع مختلفی دارند که اغلب به این دسته‌ها تقسیم می‌گردند:

از نظر تکنولوژی چاپ

• لیزری
• سه بعدی
• جوهرافشان
• سوزنی
• حرارتی
• دستگاه پرینتر ویژه چاپ عکس
• ویژه چاپ کارت

از نظر انواع کاربری

• تک کاره
• دوکاره
• سه کاره
• چهارکاره

دستگاه تک کاره فقط پرینت انجام می‌دهد. دستگاه دو کاره علاوه بر پرینت، فکس را هم می‌تواند انجام دهد. دستگاه پرینتر سه کاره کارهای پرینت، فکس و کپی و یا پرینت، اسکن و کپی را انجام می‌دهد و دستگاه‌های چهار کاره اسکن، کپی، فکس و پرینت را انجام می‌دهند.

از نظر رنگ چاپ

• سیاه و سفید یا تک رنگ
• رنگی

با استفاده از دستگاه پرینتر تک رنگ، پرینت فقط به صورت سیاه و سفید انجام می‌شود. اما اگر دستگاه از نوع رنگی باشد، چاپ به حالت رنگی نیز ممکن خواهد بود.

پلاتر

پلاترها هم مثل دستگاه‌های پرینتر برای چاپ تصاویر و اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرند. تفاوت این دو دستگاه در این می‌باشد که از پلاترها برای چاپ اسناد، نقشه‌ها و تصاویر در اندازه‌های بزرگتر از a3 استفاده می‌شود. دستگاه‌های پلاتر از لحاظ نوع کاربرد، اندازه، برند و نوع جوهر به گروه‌های مختلفی تقسیم بندی می‌گردند که از جمله می‌توان به این موارد اشاره نمود:

از نظر برند

• پلاتر HP
• پلاتر Canon
• پلاتر Oce
• پلاتر Mutoh
• …

از نظر تکنولوژی چاپ

• پلاتر قلمی
• پلاتر الکتریکی
• پلاتر حرارتی
• پلاتر جوهر افشان

از نظر مکانیزم چاپ

• پلاتر لیزری
• پلاتر جوهری

از نظر جوهر

• Dye
• Sublimation
• Pigment

از نظر اندازه چاپ

• دستگاه پلاتر نود سانتی‌متری
• صد و هفت سانتی‌متری
• صد و ده سانتی‌متری
• صد و پنجاه سانتی‌متری
• صد و شصت و دو سانتی‌متری

در صورتی که دستگاه پلاتر به صورت صحیح انتخاب شود و مراقبت از آن به خوبی انجام شود، می‌تواند چندین سال بدون مشکل مورد استفاده قرار بگیرد. اما اگر دستگاه بی‌کیفیت باشد، پس از گذشت مدت زمان کمی نیاز به تعمیر پیدا خواهد کرد. برای چاپخانه‌ها ضروری‌ترین و اصلی‌ترین تجهیزات پلاتر است.

دستگاه کپی

یکی دیگر از ماشین‌های مورد نیاز در ادارات، دانشگاه‌ها و مدارس دستگاه کپی است. وظیفه دستگاه کپی، کپی گرفتن از مدارک، اسناد و فرم می‌باشد. این دستگاه از لحاظ ویژگی و عملکردی که دارد، دارای انواع گوناگون است. برخی از دستگاه‌های کپی تک کاره بوده و فقط کار کپی را انجام می‌دهند. ولی بعضی دیگر از دستگاه‌های کپی علاوه بر اینکه کار کپی را برای کاربران انجام می‌دهند، کار اسکن را نیز می‌توانند انجام دهند. دسته‌بندی‌های دیگر این دستگاه عبارت هستند از:

• دستگاه کپی ایستاده
• رومیزی
• سیاه و سفید
• رنگی لیزری
• جوهرافشان
• آنالوگ
• دیجیتال
• تحت شبکه

پیشنهاد می‌شود دستگاه کپی را از میان برندهای معتبر تهیه کنید. در این صورت دستگاه شما در حین استفاده کمتر با مشکلات و ایرادات روبرو خواهد شد و کمتر نیاز به تعمیر آن پیدا خواهید کرد.

دستگاه فکس

یکی از تجهیزات بسیار مهم برای واحدهای بایگانی و اداره، دستگاه فکس است. با استفاده از این دستگاه می‌توان نامه‌های اداری را از طریق خطوط تلفن برای دیگر شرکت‌ها ارسال نمود یا از آنها اطلاعاتی را دریافت کرد. دستگاه‌های فکسی که در بازار وجود دارد انواع مختلفی دارد که عبارت هستند از دستگاه فکس کاربنی لیزری و حرارتی.

با توجه به نیاز و استفاده خود باید بهترین و مناسب‌ترین دستگاه فکس را انتخاب نمایید. برای نمونه چنانچه تعداد فکس‌هایی که انجام می‌دهید زیاد نیست، می‌توانید از فکس‌های حرارتی استفاده نمایید. سرعت این فکس‌ها کم است. بنابراین چنانچه تعداد فکس‌های شما زیادتر است، بهتر است که از فکس‌های کربنی استفاده نمایید.

همچنین اگر تعداد دریافت و ارسال فکس در سازمان بیشتر است، پیشنهاد می‌شود از دستگاه لیزری استفاده کنید. برای انتخاب دستگاه فکس مناسب، نکات مهم دیگری مانند کیفیت چاپ، مقدار حافظه و قیمت دستگاه وجود دارد که باید به آنها توجه داشته باشید. به طور نمونه دستگاه‌های فکسی که قیمت بیشتری دارند، دارای حافظه بیشتری بوده و قادر هستند که در حافظه خود حتی ۵۰۰ صفحه را نیز نگهداری کنند، اما دستگاه‌هایی که قیمت آنها کمتر است، قادر هستند که فقط ۲۵ صفحه را در حافظه نگهداری نمایند.

برندهای تولید کننده دستگاه فکس بسیار زیاد است اما از بین آنها پاناسونیک قابلیت و کیفیت بیشتری دارد و بین کاربران محبوبیت زیادتری را کسب کرده است. دستگاه‌های فکس برند پاناسونیک از قطعه‌های بسیار با کیفیت ساخته شده است و کمتر دچار خرابی می‌گردد.

استفاده از ماشین اداری چه مزایایی دارد؟

همانطور که می‌دانید برای اینکه در کسب و کار موفقیت کسب کنید، باید افراد حرفه‌ای و کار بلد را استخدام نمایید. همچنین برای اینکه راندمان کار افراد استخدام شده و زمان انجام دادن کارها را مدیریت نمایید، باید از دستگاه‌ها و ابزار مناسب استفاده کنید. بعضی از مزایای استفاده از ماشین اداری عبارت هستند از:

• در استخدام نیروی کار صرفه‌جویی می‌شود

تجهیزات و ماشین‌های اداری را می‌توان به جای نیروهای کار مورد استفاده قرار داد. یعنی کارهایی که پرسنل با دست انجام می‌دهند و مدت زمان بسیار زیادی طول می‌کشد را می‌توانید با استفاده از ماشین‌های اداری در عرض چند دقیقه انجام دهید. بنابراین با استفاده از ماشین‌های اداری در استخدام نیروی کار صرفه‌جویی شده و در مدت زمان کمتری می‌توانید کارهای بیشتری را انجام دهید.

• دقت بالا

استفاده از ماشین‌های اداری موجب می‌شود که دقت بسیار بالا رود و در عین حال سرعت عمل نیز بیشتر خواهد بود. برای نمونه به جای اینکه فاکتورها به صورت دستی نوشته شود، می‌توانید به راحتی آنها را چاپ و تایپ نمایید. در این صورت گزارش‌ها و کارهای انجام شده حرفه‌ای‌تر به نظر خواهند آمد.

• کم شدن تقلب

در محل کار برای کاهش احتمال تقلب و کلاهبرداری ماشین‌های اداری کاربرد زیادی دارند. برای نمونه دستگاه چاپ چک یا چک نویس احتمال جعل اسناد و یا امضاهای غیر مجاز را بسیار کاهش خواهد داد و یا احتمال تقلب در تمبرهای پستی با استفاده از ماشین‌های فرانکینگ بسیار کاهش پیدا می‌کند.

مشکلات متداول ماشین های اداری

در مورد مزایای ماشین‌های اداری صحبت شد. اما باید بدانید که این ماشین‌ها و دستگاه‌ها در حین کار کردن ممکن است که با مشکلات و ایراداتی روبرو شوند و یا امکان دارد هر کدام از آنها معایبی نیز داشته باشند.

معایب پرینتر

دستگاه‌های پرینتر چند کاره رنگی قیمت زیادی دارند. برای نگهداری از دستگاه پرینتر باید سالیانه مبلغی را در نظر بگیرید. همچنین امکان دارد به دلیل استفاده نادرست ایراداتی مثل ایجاد صداهای غیر عادی، پرینت نگرفتن، گیر کردن کاغذ در پرینتر و… مواجه شود.

معایب پلاترها

از جمله ایرادات و معایبی که ممکن است برای دستگاه پلاتر به وجود آید، می‌توان به خشک شدن نازل کارتریج، خشک شدن جوهر، مشکلات و خرابی هد چاپگر جوهرافشان و… اشاره نمود.

ایرادات دستگاه فکس

چنانچه از دستگاه فکس به صورت صحیح استفاده نگردد، مشکلاتی برای آن به وجود خواهد آمد که می‌توان به دریافت نکردن فکس، ارسال نشدن فکس، لکه‌دار یا کثیف بودن فکس دریافتی و… اشاره نمود.

تفاوت ماشین های اداری و تجهیزات اداری

اکثر افراد گمان می‌کنند که تجهیزات و ماشین آلات اداری یک مفهوم دارند. در حالی که این دو با یکدیگر تفاوت‌های زیادی دارند. از جمله ماشین آلات اداری مهم در انواع سازمان‌ها و ادارات می‌توان به کامپیوتر، تلفن، اسکنر، چاپگر، دستگاه فکس و… اشاره کرد.

ولی تجهیزات اداری مکانیکی نبوده و برای انجام دادن کارهای اداری از آنها استفاده‌های زیادی می‌شود که می‌توان از تجهیزات مهم اداری به میز، قیچی، منگنه، لوازم التحریر، کمد بایگانی و… اشاره نمود.

سخن تکمیلی

در هنگام انتخاب و خرید ماشین‌های اداری باید به ویژگی‌ها و قابلیت‌های هر کدام از آنها توجه داشته باشید و قبل از انتخاب انتظار و نیاز خود از دستگاه را مشخص نمایید و تعیین نمایید که دستگاه را برای چه کاری می‌خواهید. بهتر است که ماشین‌های اداری را از بین برندهای معتبر انتخاب نمایید تا بتوانید کارهای خود را در مدت زمان کمتر و بدون مشکل انجام دهید.

ماشین‌های اداری که دارای ضمانت و خدمات پس از فروش مناسبی هستند، مناسب‌تر خواهند بود. در صورت بروز مشکل می‌توانید خدمات مربوطه را به راحتی دریافت نمایید. از انواع ماشین‌های اداری می‌توان به پرینتر، اسکنر، پلاتر، دستگاه فکس، دستگاه کپی و… اشاره کرد که هر کدام دارای مزایا و معایب خاصی هستند. طول عمر مفید این ماشین آلات افزایش پیدا کند، باید به صورت صحیح از آنها استفاده نمایید.